Le développement des technologies appliquées aux ressources humaines est en constante évolution. Et les changements ne passent pas inaperçus aux yeux des responsables RH. Ainsi, deux sur trois s’accordent à dire qu’elles connaissent une transformation digitale. Par ailleurs, 49 % des entreprises ont investi dans des logiciels de gestion du capital humain.
Si ces chiffres sont prometteurs, il reste encore beaucoup à faire. En effet, seule la moitié des entreprises utilisent des logiciels dédiés aux ressources humaines, ce qui peut générer quelques problèmes. Ces derniers se révèlent sous forme de signaux lors de différents processus et indiquent qu’il est temps de franchir le pas : l’entreprise doit intégrer un logiciel de ressources humaines.
Voici les cinq signaux habituels qui affectent la plupart des entreprises !
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1-Vos données sont décentralisées
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les données demeurent décentralisées. Parmi elles, la croissance de l’entreprise qui, en fin de compte, possède plusieurs établissements et filiales. Chacun stocke ses données séparément, ce qui rend la collaboration difficile.
De plus, comme il n’existe pas de directives ni de politiques bien définies, on utilise des systèmes différents pour le stockage des données. Même il peut y avoir des divergences entre les départements d’une même filiale. Finalement, l’organisation entière est pénalisée par son incapacité à partager des informations essentielles, à les analyser et à les traiter de manière complexe.
Un logiciel RH centralise l’information dans une base de données unique hébergée dans le cloud. De cette manière, tous les bureaux et départements ont un accès direct à tous les rapports et données et peuvent les partager sans entraves.
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2-Vous transcrivez des documents manuellement
Souvent, les dossiers de l’entreprise, comme ceux qui concernent les employés, doivent être transcrits. En l’absence des moyens appropriés, on a recours à des processus manuels sur papier. On imprime toutes sortes de documents pour en transcrire les informations d’un format à l’autre.
Naturellement, cela augmente le risque d’erreurs. Il peut arriver, par exemple, de rédiger des rapports sur les heures d’arrivée et de départ en reprenant les chiffres écrits à la main sur différents documents. Ces données sont ensuite saisies dans une feuille Excel pour créer des tableaux et des graphiques, ce qui complique inutilement le processus.
Un logiciel simplifie tout le travail, car tout est automatisé. Le programme génère, collecte et transfère les données dans toutes sortes de rapports. Il offre également un large éventail de possibilités de personnalisation pour contrôler chaque domaine.
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3-Vous signez des documents en papier
Signer des documents est peut-être l’une des tâches les plus courantes. Lorsque vous embauchez un nouvel employé, il doit signer plusieurs fois. Pour ce faire, la personne se rend dans les bureaux de l’entreprise et assiste à une réunion préliminaire. Cela ne prend généralement pas beaucoup de temps, mais ce n’est pas la méthode la plus efficace et la plus pratique.
Si l’entreprise embauche des personnes d’autres régions ou de l’étranger, elle devra envoyer les documents au siège le plus proche ou au domicile du nouveau salarié. Au pire, l’employé devra se déplacer.
Heureusement, la technologie a résolu ce problème et il est possible de signer électroniquement différents types de documents (contrats, procès-verbaux, augmentations de salaire, PRL, etc.). De plus, il existe différents modes, des alertes de réception et de lecture, des méthodes d’authentification de la personne et le processus s’effectue à partir de n’importe quel dispositif.
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4-Vous n’utilisez pas de rappels lorsque vous avez terminé un processus
Utiliser des rappels ou des alertes peut sembler sans intérêt, mais la réalité est tout autre. Lorsqu’un département RH est grand, il doit exécuter de nombreux processus, car ses responsabilités s’étendent sur plusieurs secteurs de la boîte. L’absence de rappels engendre des chevauchements, des erreurs et des oublis.
Sans alerte, le département peut oublier de communiquer qu’un congé a été approuvé, ce qui entraîne des malentendus. Le service peut également ne pas prévenir le responsable de l’équipe à laquelle appartient l’employé, ce qui entraîne une augmentation inattendue de la charge de travail. La répartition des entretiens et leur communication aux candidats sont un autre exemple, une tâche qui est retardée parce qu’elle n’est pas attribuée correctement.
Les logiciels de ressources humaines apportent une aide indispensable : les workflows. Ceux-ci automatisent la gestion des demandes et leur approbation, ainsi que les alertes en cas d’incident. Si un employé ne se connecte pas, il recevra plusieurs avertissements et son responsable sera informé de la situation.
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5-Vous utilisez de nombreux outils
Face à la pléthore de solutions digitales, on tombe souvent dans l’excès. On pense qu’en utilisant de nombreux outils, on couvre tous les besoins de l’entreprise et on ne perd pas d’informations importantes. Pourtant, le signal est clair : on manque d’efficacité.
L’utilisation de plusieurs outils entraîne des incompatibilités, un éparpillement des données et un affaiblissement de la sécurité. De plus, toutes les informations générées ne sont pas partagées et, pour gérer chaque plateforme, il faut acquérir une interface qui, au moins, centralise l’accès aux autres. Au final, on se retrouve avec une solution peu optimale qui augmente les coûts opérationnels et pose plus de problèmes qu’elle n’en résout.
Un bon logiciel RH comporte plusieurs modules qui couvrent les principales tâches du département. Il est possible d’effectuer des processus de recrutement et de sélection, de gestion des horaires et des présences, de gestion du personnel et bien plus encore à partir d’une seule et même plateforme. De plus, grâce à sa conception et à sa personnalisation, chaque entreprise peut conserver uniquement les fonctions dont elle a besoin.
Lorsque vous détectez certains de ces signaux, cela signifie que l’organisation a probablement besoin d’un logiciel RH pour optimiser ses processus habituels et la gestion de ses talents. Mais il y a beaucoup d’autres indices à surveiller qui peuvent conduire à des problèmes graves.
Bizneo HR a créé un guide dans lequel il analyse en profondeur 20 signaux qui indiquent, incontestablement, que vous devez utiliser un logiciel RH. Si vous envisagez de franchir le pas, mais que vous n’arrivez pas à vous décider, téléchargez le guide pour être sûr de votre choix !