Avec l’essor d’internet et du télétravail, les visioconférences sont devenues des basiques de la vie en entreprise. Elles séduisent par leur praticité, répondant parfaitement à la logique de fonctionnement des sociétés actuelles. Mais bien entendu, organiser une conférence en visio ne s’improvise pas. Vous devez bien vous préparer et surtout avoir des outils adaptés pour éviter les problèmes. Si vous préparez une telle réunion pour la première fois, ce guide est fait pour vous.
Le choix d’une plateforme de visioconférence adaptée à vos besoins
La première étape consiste à choisir la plateforme de visioconférence à utiliser. Cet outil doit être performant, fluide et surtout répondre à vos besoins précis. Vous ne devez cependant pas penser uniquement à vous. N’oubliez pas les participants qui peuvent également avoir leurs propres contraintes. L’idéal est donc, si l’on suit les conseils de cette agence experte de la conférence, par exemple, d’avoir un outil pratique et facile à prendre en main pour tous. Par exemple, pensez à la compatibilité de l’outil avec vos systèmes d’exploitation.
Dans l’idéal, l’outil de visioconférence doit aussi permettre et même favoriser l’interactivité. Il doit disposer de différentes fonctionnalités, comme le partage d’écran, le tableau blanc interactif ou encore la division des participants en quelques groupes de travail. Certaines plateformes vont jusqu’à permettre la personnalisation de l’interface par l’ajout de votre logo à l’interface, par exemple. Pensez à choisir la plateforme assez tôt, pour permettre à toute l’équipe de l’adopter et de se familiariser avec.
Préparez et testez votre matériel ainsi que votre connexion en amont
Afin de passer votre entretien dans les meilleures conditions, vous devez toujours tester votre matériel et votre connexion. Soyez sûr d’avoir une marge suffisante pour régler le problème, le cas échéant. Aussi, il est conseillé de faire le test quelques heures avant l’heure H. Puis, faites une dernière vérification 30 minutes avant le début de la conférence.
La vérification doit porter sur :
- la connexion internet,
- la caméra,
- le micro,
- les écouteurs et le matériel tel que la souris ou le clavier.
Notez que la plupart des applications de visioconférence disposent d’une fonction « test », notamment concernant le son et la caméra. Bien entendu, vous devez être isolé de toutes sources de bruits (imprimantes, bruits de pas…) afin d’être certain de la qualité des sons. Vous devez également être sûr de ne pas être distrait pendant la réunion.
Engagez votre audience avec des interactions et du contenu dynamique
Pour réussir votre visioconférence, vous devez apprendre à capter l’attention de votre audience. Pour ce faire, vous devez l’engager avec différentes interactions. Pensez ainsi à inclure des contenus dynamiques à votre présentation. Ensuite, préparez des activités qui permettront à l’audience de revenir sur les connaissances acquises ainsi que les questions.
Vous pouvez faire des sondages, des questionnaires ou encore des quiz afin de vérifier que les participants ont bien retenu les informations essentielles. Bien entendu, pour rendre cette animation ludique, vous pouvez inclure des récompenses. Attention toutefois, le but n’est pas de réprimander les personnes qui n’ont pas compris, vous devriez plutôt revenir sur les points qui posent des difficultés pour plus d’explications.