Bien des entreprises jouent la carte de l’externalisation compte tenu des poids administratifs qui pèsent sur elles quotidiennement. Il s’agit de déléguer la partie administrative de leur activité à un prestataire spécialisé. Découvrons dans cet article en quoi cette solution est avantageuse, notamment pour les TPE et PME, et comment peuvent-elles en bénéficier ?
Assistant administratif externalisé : un atout majeur pour la gestion des TPE et PME
En faisant appel à un assistant administratif externalisé, les dirigeants délèguent et leurs équipes libèrent un temps précieux. Ils peuvent ensuite les affecter aux activités les plus stratégiques comme le développement commercial, l’innovation, la relation client, etc. Ils deviendront plus productifs dans leurs fonctions principales. Cela se traduit bien entendu par un gain d’efficacité et une accélération des processus internes.
On peut y ajouter la réduction des coûts opérationnels. L’externalisation administrative permet de réaliser d’importantes économies sur les frais de personnel, d’infrastructure et de logiciels liés à la gestion administrative en interne. Elle élimine bien sûr les besoins de recrutement, de formation, de gestion d’une équipe dédiée, d’achat et de maintenance d’outils… En choisissant de trouver un assistant administratif, les TPE et PME profitent de technologies et compétences qu’elles n’auraient certainement pas en interne. Cela leur permet d’accéder à une expertise spécialisée.
Qui plus est, un prestataire spécialisé dispose d’une expertise de pointe et d’une connaissance approfondie des réglementations applicables. Il est à même d’offrir des services hautement qualitatifs, adaptés aux besoins spécifiques des PME et TPE. Cela dit, son intervention garantit une gestion administrative sans faille.
L’autre avantage qui y est lié tient à la flexibilité en matière de gestion des ressources. Les TPE et PME peuvent ajuster les services externalisés en fonction de leurs besoins ponctuels ou saisonniers. Pour cela, ils n’ont pas à assumer les contraintes liées aux recrutements et aux licenciements. Puis, il faut savoir que le départ ou l’absence d’un collaborateur clé ne risque pas d’interrompre ni de perturber votre service administratif. Ce dernier sera entre de bonnes mains.
Comment externaliser la gestion administrative des TPE et PME ?
Dans un premier temps, il faudra clarifier les tâches administratives que l’on souhaite externaliser. Il s’agit ensuite d’établir un cahier des charges complet dans lequel on doit détailler les prestations attendues, les délais, les budgets, les KPI… Ce brief servira de base pour le choix du professionnel le plus adapté aux besoins de son entité.
Vient ensuite la sélection du prestataire. En l’occurrence, on doit s’appuyer sur des critères rigoureux tels que :
- l’expérience,
- les compétences,
- la maîtrise du domaine d’activité concerné,
- la réputation,
- les références,
- la tarification,
- la connaissance des normes, des processus et des procédures du secteur,
- la maîtrise des programmes informatiques…
La mise en concurrence est préconisée : l’idée est de comparer plusieurs prestataires pour ne retenir que le plus intéressant. On doit prendre le temps de faire des entretiens approfondis pour identifier le professionnel le plus compatible avec les valeurs et les exigences de son entreprise. La négociation du contrat est à ne pas négliger.
Une fois que l’on aura identifié le bon assistant personnalisé, il convient de mettre en place une collaboration efficace. Cela implique de lui fournir toutes les informations nécessaires et d’établir des canaux de communication clairs. S’ajoute à cela la définition des procédures de suivi régulières pour évaluer la performance et apporter les ajustements nécessaires.